Topik
yang mengundang banyak perbandingan antara apa yang daku pelajari dan dimana
refleksinya di tempat kerja dan tugas-
tugas daku di ofis adalah berkaitan :
·
Web
–Based Human Resources Planning : Recruiting And Staffing
o
Mengenalpasti kewujudan HRIS kini
dalam membantu proses pengambilan dan pejawatan . Serta, bagaimana perancangan
melalui web-based akan mengoptimumkan
tugas kakitangan HR dalam perancangan tenaga pekerja.
Pada minggu ke-3
kelas di SPACE, daku sangat tertarik dengan topik penggunaan HRIS dalam proses
pengambilan dan perancangan tenaga sumber manusia (Recruiting & Staffing),
sebab proses ini adalah yang terawal akan dijalankan oleh bahagian sumber di
mana-mana organisasi terutamanya di tempat kerja daku. Keberhasilannya
penggunaan HRIS dapat dilihat apabila Unit Sumber Manusia menawarkan jawatan
kosong melalui iklan di suratkhabar, website ataupun portal rasmi jabatan. Paling
membanggakan, web-portal agensi kami mendapat hit tertinggi dikalangan Kementerian Perladangan dan Perusahaan
Komoditi (MPIC)(www.mpic.gov.my).
Jika dulu kami dikalangan
12 orang perlu set masa untuk overtime
demi memproses borang-borang, kemudian merekod, membuah hebahan maklumat
diterima/gagal kepada setiap calon yang telah ditapis. Tempoh pemerosesan
permohonan terasa insufficient at all.. Tetapi kini, jabatan kami hanya memerlukan 3-4
orang tenaga kerja bagi memproses permohonan sehingga calon ditemuduga dan
dilantik dengan jayanya. Ternyata proses permohonan, pengambilan, penapisan dan
pemilihan dapat dipenddekkan dengan adanya online
recruitment. Perancangan tugas-tugas
pengambilan juga tidak tertakluk kepada berapa pantasnya Information System
(IS) yang ada. Penyenaraian job specification, job description dan right
candidates yang diperlukan juga memudahkan
proses-proses lain seperti penapisan, menyenarai pendek criteria calon,
juga membantu user dalam mengeluarkan laporan senarai pemohon.
So, dapat daku rumuskan, Sumber manusia dan
teknologi maklumat pada masa kini adalah 2 perkara yang semakin mudah untuk
digabungkan, selain adanya sokongan baik
dari segi kewangan dan polisi organisasi.
·
Web-Based
Compensation and Benefits Planning
o
Menghuraikan bagaimana HRIS mampu
membantu (pro and cons) sistem pemberian ganjaran dan upahan kepada
pekerja-pekerja di organisasi.
Contoh
terbaik sepanjang zaman IT bagi Web-Based Compensation and Benefits Planning,
adalah Payroll system. Memandangkan kini daku baru sahaja ditempatkan
di seksyen Emolumen, maka serba sedikit daku mendapat gambaran dan perbandingan
bagaimana Information system adalah something
yang straight-forward cannot simply goes
turn or forward. Berpengetahuan
dalam bidang IT mungkin satu kelebihan yang ada sahaja tidak mencukupi dalam
menjalankan tugas-tugas memproses gaji dan upahan, baik untuk kakitangan yang
telah bersara,sediada dan yang akan bersara. Kewujudan networked
payroll system mungkin menjadi konflik apabila superuser tidak mempunyai inisiatif untuk
mengemaskini (upgrade) sistem tersebut mengikut keperluan dan environment semasa di dalam sesebuah
organisasi. Jadi, IT officer/ vendor secara tidak langsung kurang aware akan
keperluan meng’upgrade sistem tersebut kerana mereka tidak menjalankan tugas-tugas
compensation and benefits to staffs in organisation.
Jadi
kewujudan situasi begini yang menghalang HRIS dalam payroll (sebagai contoh),
untuk terus berkembang. Pada hemat daku,
kos bukanlah isu untuk upgrading system
to the new version sebab, ia akan menghalang kepada objektif proses
compensation & benefits iaitu member kadar upahan /ganjaran yang betul
pada, kepada orang yang betul dan tepat
pada waktu yang idjanjikan oleh organisasi. Kerana pada dasarnya manusia perlu
berkerja adalah untuk diupah dan diganjar.
So,
apa langkah seterunya bagi memastikan information system yang sedia ada ini
dapat di’utilized’kan dengan sebaiknya? Sebagai pengguna Payroll System, startegi
pertama adalah dengan menyenaraikan apakah masalah-masalah yang timbul
sepanjang menjalankan proses emolument kakitangan. Kemudian daku akan
menyenaraikan langkah-langkah yang boleh diambil selain (meng’upgrade system).
Contohnya, manual processing langkah-langkah pengiraan. Seterusnya meminimumkan
kesilapan dalam data-entry ke payroll
system. Seharusnya, kewujudan sistem
informasi dalam HR/mana-mana organisasi perlu dijalankan dengan IT literate
user, oleh itu sebarang penambahbaikan mungkin dapat digambarkan oleh pengguna
tersebut. Pengalaman sesorang dalam mengendalikan IS juga perlu so that ia
tidak menyimpang jauh dari border sesuatu tugas di HR.
·
Web-Based
Occupational Health and Safety
o
Menghuraikan bagaimana HRIS mampu
membantu (pro and cons) sistem keselamatan dalam sesebuah organisasi.
Sistem
keselamatan dan kesihatan pekerjaan dalam organisasi sering tidak diketengahkan
walaupun polisi organisasi yang baik ada menitikberatkan soal (Occupational
Safety and Health Administration). Kewujudan information system dalam OSH akan
membantu organisasi dalam menyebarkan maklumat seperti procedures, peraturan-perturam
keselamatan,standard yang perlu dipatuhi bagi memastikan organisasi dan
pekerjanya berada dalam keadaan yang selamat di tempat bekerja. Kecelakaan
boleh berlaku pada bila-bila masa jika OSH tidak disegarkan kepada pekerja . Secara
asasnya bidang keselamatan dan kesihatan pekerjaan di dalam organisasi adalah
sangat terperinci.
Web-based
information system dapat membantu dalam megeluarkan laporan-laporan keselamatan
kepada cawangan-cawangan bagi organisasi
diperingkat global dan local. Bagi organisasi yang mempunyai rangkaian IS berstrukturkan transnational
HRIS, Web-base OSH amat efektif dalam menyebarkan maklumat. Ini kerana apabila
headquarters sesuatu organisasi mempunyai maklumat terkini berkaitan OSH,
setiap branch akan dimaklumkan. Begitu juga, jika headquarters memerlukan
maklumat/laporan OSH daripada setiap branch mereka hanya perlu access kepada IS tersebut.
Implementation
Web-base OSH ini tidak banyak dibangunkan di peringkat tempatan. Tetapi, di
peringkat antarabangsa, implementationnya
sangat meluas kerana mereka telah mengkaji, kos bagi pelindungan keselamatan
pekerja amat tinggi jika dibandingkan dengan kadar upahan mereka. Untuk itu,
mereka akan sehabis baik kerana pekerja adalah asset mereka. (sumber rujukan :
NIOSH Science Blog, 30th March 2012, http://www.cdc.gov/niosh/,
para. 4)
Oleh
itu, macamana nak merapatkan silaturrahim OSH ini dikalangan majikan-majikan di
Malaysia? So that pekerja mempunyai rasa dihargai dan menghargai tempat kerja.
Seperti di Malaysia, NIOSH adalah antara organisasi yang bertanggungjawab dalam
mengawasi sistem keselamatan dan kesihatan pekerjaan kepada organisasi di
seluruh Malaysia. NIOSH juga bertanggungjawab dalam memastikan majikan dan
pekerja mencipta dan melaksanakan persekitaran kerja yang sihat dan selamat setanding
dengan proses kerja yang lain didalam organisasi. Ini termasuklah polisi
ergonomik, keselamatan pekerjaan , kesihatan pekerjaan, kebersihan industri dan
inovasi. Kebanyakan majikan dan pekerja tahu tanggungjawab keselamatan dan
kesihatan ditempat kerja melalui garis panduan, rencana, notice board, bulletin
dan aktiviti latihan keselamatan di
tempat kerja masing-masing. Namun apa yang berlaku, kesedaran OSH ini seperti
bermusim. Contohnya, jika ada berlaku kemalangan ditempat kerja, pihak
pengurusan dan pentadbiran akan menekankan dengan begitu serius sistem keselamatan
yang ada. Baik kepada individu atau jabatan bertanggungjawab. Maklum sajalah..accidents no smells..
·
E-Performance
Management (Pengurusan Prestasi)
o
Sesebuah organsasi yang mempunyai
standard pengurusan prestasi yang stabil mampu menyumbang kepada penilaian pekerja yang telus.
Sistem pengurusan prestasi
merupakan satu sistem penilaian yang digunakan untuk mengukur keberhasilan prestasi pekerja
dimana majikan dapat memantau dan member maklumbalas kepda pekerja agar mereka
dapat mengekalkan datau meningkatkan prestasi yang dicapai pada satu-satu tahap
masa. Penilaian ini akan di ganjar dengan pelbagai faedah yang disediakan oleh
majikan, dan dengan itu peneguhan terhadap pengekalan prestasi dapat
diteruskan. Bagi sektor awam, penilaian pestasi diuruskan pada setiap setahun
sekali dan kebiasaanya pada hujung tahun. Dengan persaingan ICT yang wujud pada masa kini,
pengurusan prestasi sudah mula transform kepada satu sistem yang cepat dan lenient . Daku dapat perhatikan walaupun
belum berpengalaman dalam pengurusan prestasi ini, mana-mana pengguna yang
telah menggunakan sistem pengurusan prestasi biasanya dapat menjalankan tugas
ini seorang diri dengan masa yang singkat.
MenurutM.Heathfieldhttp://humanresources.about.com/od/perfmeasurement/a/numericratings.html, (About.Com Human Resources) yang daku subscribe newsletter- nya, salah satu kaedah penilaian pengurusan
prestasi adalah dengan Numeric Rating
which is kaedah yang sangat membantu
untuk meningkatkan motivasi pekerja namum boleh jadi tidak efficient jika tidak
diurus dengan baik. Teori Jangkaan oleh
Victor Vroom menyokong pernyataan ini
melalui rumusnya dimana, keinginan untuk melakukan sesuatu dengan cara tertentu
bergantung kepada hasil yang akan diperolehinya, dengan kata sebenar sesorang
itu akan dimotivasi untuk berusaha lebih jika dia percaya usahanya membawa
kepada penilaian prestasi yang lebih baik dan membolehkannya mendapat ganjaran seperti bonus, kenaikan pangkat,
kenaikan gaji dan sebagainya dan ganjaran ini akan memuaskan peribadi pekerja.
(rujukan: Ibrahim, Sulaiman 2000, Tabiat
Organisasi Edisi Kelapan , Prentice Hall)
Pelbagai kaedah penilaian
prestasi pekerja digunakan oleh pelbagai organisasi seperti;-
Kaedah bentuk karangan,
Kejadian Genting, Skala Penilaian Grafik atau Kaedah BARS (rujukan: Ibrahim, Sulaiman 2000, Tabiat Organisasi Edisi Kelapan ,
Prentice Hall). Kaedah-kaedah ini kelihatannya telah banyak dicantum dan
digabung dalam kebanyakan E-performance Management. Rangkuman ini memudahkan
dan mengelakkan faktor ketidakseimbangan penilaian terhadap pekerja. Pengaplikasian sistem
pengurusan prestasi (e-Performance management) amat membantu organisasi dalam
perlaksanaan strategi pengurusan prestasi pekerja terhadap beberapa faktor:-
1-
Mengoptimumkan
masa penyeliaan secara berkala terhadap pekerja.
E-perfomance
management
membantu mengurangkan dan memanfaatkan masa penyeliaan terhadap pekerja.
Pemantaua secara berkala atau tidak mungkin tidak lagi menjadi isu kerana
penilaiannya boleh dilakukan secara berterusan pada bila-bila masa dan tidak
lagi secara manual yang biasanya menimbulkan kesa halo dan leniency.
Kemajuan HRIS telah memudahkan pengurusan prestasi yang dilakukan secara
berkala tiga bulan, enam bulan atau satu tahun sekali secara web base dan
online menjimatkan masa dan kos dari segi tenaga kerja penyelia. Dengan sistem
ini penyelia hanya perlu mengisi borang secara online untuk menilai prestasi
pekerja.
Antara lainnya, prestasi pekerja dapat dikumpul dalam satu database yang besar. Jika organisasi
mempunyai jumlah pekerja yang ramai, ia amat memudahkan dan memendekkan masa
pengukuran prestasi pekerja. Dengan julat yang besar, penyelia atau ketua
penilai boleh rely on data yang telah dimasukkan. Dengan demikian pula, maklumat-maklumat
yang diperlukan sangat mudah dicapai. Pada masa kini, organisasi sebenarnya mampun untuk memiliki dan
melaksanakan e-performance management kerana banyak software/ application
berkaitan fungsi ini dijual secara online. Plug-in applications tersebut banyak
membantu dalam memberi idea dan gambaran bagaimana mengurus prestasi pekerja.
Namun polisi yang rigid dan tedious setiap agensi kadang-kala
menyulitkan majikan untuk menggunakan aplikasi e-performance management.
Diperingkat
2- Merangka penilaian prestasi
pekerja bagi tujuan penyediaan ganjaran .
Melalui e-performance
management, setelah data penilaian prestasi/criteria telah diisi, seterusnya
sistem pengurusan prestasi ini akan memproses data yang diterima dan penyelia
akan memilih criteria yang diingini bagi setiap individu. Output yang
diperolehi ialah keputusan penilaian prestasi pekerja. Daripada keputusan yang
diperolehi saringan dan pemilihan dilakukan dimana organisasi akan dapat
menerima senarai pekerja yang layak menerima ganjaran seperti anjakan gaji atau
anugerah perkhidmatan cemerlang dengan tahap KPI yang ditetapkan.
(rujukan:
Ibrahim, Sulaiman 2000, Tabiat Organisasi Edisi Kelapan , Prentice Hall)
·
E-Training
and Development (Latihan dan Pembangunan)
Latihan dan pembangunan berobjektifkan
2 perkara yang berbeza. Latihan merangkumi kesan jangka pendek dan
jangkapanjang, manakala pembangunan sumber manusia adalah untuk tujuan jangka
panjang. Di dalam kedua-duanya terdapat
fungsi yang sama iaitu menambah pengentahuan dan memberi pendidikan
kepada pekerja. Definisnya sangat luas sehingga kos yang dilaburkan melebihi
kos upahan tahunan sesorang pekerja. Bagi tujuan ini, pelbagai alternatif
diketengahkan oleh banyak organisasi, sehingga tertubuhnya NGO, GLC dan banyak
lagi agensi swasta dan kerajaan yang menekankan aspek latihan dan pembangunan
bagi kemajuan kerjaya pekerja.
E-learning antara salah satu komponen
dalam Training anda Development (T&D) yang rancak dibangunkan pada masa
kini. Kebanyakan agensi kerajaan dan swasta memiliki aplikasi ini bagi
menjimatkan masa penyampaian maklumat dan latihan melalui media elektronik. Ia
juga merupakan salah pendekatan Computer
–Based Training. Internet dan intranet antara medium yang common digunakan
kerana keberkesanannya dan kepantasan dalam menyampaikan sebarang informasi
latihan. (rujukan :Blanchard, Thacker
(2010) Effective Training System, Stratetgies, and Practices,Fourth Edition
Pearson)
Dalam proses penyediaan latihan, TNA,
Training Design, Implementation dan Evaluation
semuanya terangkum didalam E-Learning. Contoh paling mudah dan familiar
dikalangan pekerja awam ini adalah Institut Tadbir Awam Negara (INTAN). Pelaksanaan
Training System kepada pelanggan mereka sangat mudah difahami. Bahkan melalui
e-learning yang dibangunkan, sebarang maklumbalas sangat cepat dan relevan,
penilaian latihan yang dihadiri terus boleh diisi secara online. Biarpun sistem
yang ada adalah bercirikan stand-alone
system, ia masih sangat membantu pekerja dan pelanggan memproses data
secara batch processing yang diterima
oleh pelanggan iaitu para peserta kursus.
Didalam HRIS delivery system yang daku pelajari pelaksanaan latihan secara online amat
membantu diperingkat local, national,
regional dan global. Meskipun
berbeza geografi dan budaya penyediaan latihan secara online mampu mengawal
isu-isu kos, masa, laporan latihan, forecast latihan susulan,accuracy, kursus
bertindih masa ,penilaian latihan pekerja dan lain-lain hal yang biasa
kedengaran berkaitan pelaksanaan latihan. Contohnya, kalau diperingkat tempatan
(Local) jelas amat membantu bagi pentadbiran HR, pelatih dan jurulatih kursus
mengendali latihan yang berbentuk kognitif, critical thinking dan yang tidak
melibatkan aktiviti fizikal. Dalam pengendalian kursus pula pihak pentadbiran
HR dapat memproses pelbagai requirement berkaitan laporan kursus dan sebagainya
seperti yang disebutkan tadi. Jika organisasi mempunyai jumlah kakitangan yang
ramai dan pelbagai peringkat, online training sytem boleh di bangunkan secara custom made dimana mengikut polisi organisasi. Jika
diperingkat global pula, pengurusan latihan dan pembangunan pekerja boleh
diakses,dipantau dan diurus secara online. Dalam pembangunan knowledge, skill
and ability (KSA) pekerja, online training dilihat dapat membantu pengurusan HR
dalam membuat analisa tentang Job Rotation, menentukan Special Assigment atau
membangunkan pekerjaan sedia ada (development of current job). (rujukan :Blanchard, Thacker (2010)
Effective Training System, Stratetgies, and Practices,Fourth Edition Pearson)
Melalui abstract data daripada online training system ini,informasi berkaitan
latihan dan pembangunan pekerja boleh
diabstrak dan evaluation dibuat dengan pantas.
(rujukan :Blanchard,
Thacker (2010) Effective Training System, Stratetgies, and Practices,Fourth
Edition Pearson)
PENUTUP
.
Sebagai
penutup bagi topik2 tersebut, dapat saya rumuskan hasil aktiviti-aktiviti di
bahagian sumber manusia ini akan dapat dilihat melalui hasil produktiviti yang
tinggi dan kos yang optimum iaitu, organisasi menggunakan sumber manusia dengan
efficient dan titik pulang modal yang
diunjurkan tercapai..Jika 5 dekad dulu, komputer membantu pekerja
menguruskan kerja dengan mudah, kini manusia yang mengendalikan computer untuk
mengurangkan kos jangka masa panjang. Iaitu dengan wujudnya evolusi web-based
information system dan online system. Seperti yang cikgu HRIS beritahu kebaikan
HRIS ini dimasa akan datang, banyak pekerjaan akan mencari individu untuk
fulfil proses kerja mereka. Contohnya, online job application adalah aplikasi
yang bayak dibangunkan bagi memohon kerja disesebuah organisasi. Ia mudah bagi
pemohon yang IT literate dan mudah juga bagi urusetia pengambilan kakitangan di
organisasi tersebut. Bagaimana online application ini boleh dimajukan?.
Jika
kos tidak menjadi isu, ia boleh dipermudahkan dengan mewujudkan rangkaian mobile application system seperti
Short-message- service) SMS Blasting
kepada pemohon yang telah disenarai pendek untuk menghadiri temuduga atau untuk
menawarkan semula pekerjaan tersebut kepada individu berkualiti yang telah
mendaftar di organisasi tersebut. Handphone kini merupakan keperluan individu, untuk itu
tidak menjadi constraints kepada pemohon untuk
menerima sebarang maklumbalas. Nampaknya kini Public Agencies telah mula melaksanakannya tetapi sambutannya
kurang menggalakkan. Dimana puncanya? Semua kerana kos and most so reluctant to
move to the next IT stage for they’re in their comfort zone.. (habisla saya
kene band pasni). Ya, itu reality, jika tidak Unit /Jabatan Sumber Manusia akan
menjadi ‘Unit/Jabatan Slow Motion’. Seperti juga web-base bagi business activity yang lain,
yang dijalankan oleh HR, mengejar teknologi seiring dan sejalan dengan
kemampuan sumber manusia adalah lebih baik.
Sekian dulu dari daku yang serba kekurangan...
